E. Bedrijfsvoering

In 2023 is een nieuwe cao tot stand gekomen voor het gemeentepersoneel. Deze liep van 2 januari 2023 tot en met 31 december 2023. Op 1 januari 2023 brachten we het WerkServicePunt onder bij de afdeling Samenleving. We namen diverse initiatieven om in de krappe arbeidsmarkt aan voldoende geschikt personeel te komen. We vervulden bijna 100 vacatures. Er stroomden circa 60 medewerkers uit, waarvan de meesten door pensionering.
Voor medewerkers van onze gemeente is de Ambtenarenwet 2017 van toepassing. Op basis daarvan dienen wij verantwoording af te leggen over het gevoerde integriteitsbeleid. Er is een aparte gedragscode voor ambtenaren en bestuurders. Er waren in 2023 geen bijzonderheden. 
Het onderzoek voor de verduurzaming van de dienstreizen rondden we af in 2023. Vanaf 1 januari 2024 stellen we elektrische deelauto's voor dienstreizen beschikbaar. 
Op 1 maart 2023 stapten we over naar een andere arbodienst VerzuimTij. Daarnaast hielden we in het vierde kwartaal 2023 een vervolgonderzoek op het medewerkersonderzoek Sterk in je werk uit 2022. We zagen binnen onze organisatie op meerdere onderdelen een positieve ontwikkeling. Tot slot startten we eind 2023 met het vernieuwen van de Risico-Inventarisatie en Evaluaties (RI&E). 

We gaven Architectenbureau BroekBakema in de tweede helft van 2023 opdracht voor het uitvoeren van een scenariostudie voor de verduurzaming van het stadhuis Terneuzen. Op basis van deze resultaten maken we een keuze over de verduurzamingsmaatregelen en het verduurzamingsniveau.  

In 2023 stelden wij voor de planning- en control cyclus verschillende documenten op: de kaderbrief, de begroting, de perioderapportages en de jaarrekening. Het proces om de jaarrekening te versnellen, realiseerden wij, net zoals in 2022, ook in 2023. We werkten aan het terugbrengen van het aantal pagina’s van de begroting en jaarrekening door te rapporteren op hoofdlijnen. In de P&C-documenten gaven wij informatie over de planning en control van de doelen die we wilden bereiken en over de resultaten die we behaalden.  

Strategie en programmamanagement
In 2023 werd onder meer met succes een nieuwe regiodeal aangevraagd, in samenwerking met North Sea Port District. Samenwerking kreeg ook vorm door proefdeelname aan het landelijke netwerk M50 (50 middelgrote gemeenten). We startten, samen met de gemeenten Hulst en Sluis, met de uitrol en structurering van het programma Regiovisie Zeeuws Vlaanderen en startten een pilot rond de aanvraag van EU subsidies. We initieerden en faciliteerden werkbezoeken van verschillende ministeries om Terneuzen in Den Haag zichtbaar te maken en te houden en waren zelf aanwezig bij bijeenkomsten in Den Haag om relevante contacten te leggen en bestaande contacten te verdiepen.

Interne beheersing - Rechtmatigheid(sverantwoording)
In 2023 hebben we onze interne beheersing doorontwikkeld op de volgende terreinen:

• Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording door het college: hiervoor bepaalden we onder meer het ambitieniveau en pasten we de financiële en controleverordening aan op de gewijzigde wetgeving.
• Fiscale beheersing: we vernieuwden succesvol het convenant Horizontaal Toezicht met de belastingdienst, nadat we ons proces rond fiscale beheersing overtuigend verder doorontwikkelden.
• Aanpak verbonden partijen: we stelden nieuw beleid vast en introduceerden een integrale wijze van rapporteren.
• Continue verbeteren: we formaliseerden een verbeteraanpak, onder andere door middel van een organisatiebrede verbeteragenda.
• Informatieveiligheid: we maakten onder meer een vervolg op de bewustwordingscampagne digitaal veilig om alle medewerkers bewust te maken van de risico’s waar het informatieveiligheid betreft.
• Risicomanagement: we versterkten de aanpak en beheersing van risico’s door bewustwording en integratie bij alles wat we doen (projecten, werkprocessen etc), inventariseren en analyseren van de risico’s, het borgen van beheersmaatregelen en het toetsen van het bestaan en de werking.

In 2023 startten we met de aanbesteding voor het vernieuwen van onze datacentra in het stadhuis en het kantoor Axel. De Microsoft Office licenties waardeerden we op, waardoor wij steeds meer vernieuwde functionaliteiten kunnen aanbieden. We voerden de kaartviewer NedGlobe in. Onze organisatie kan daardoor effectiever werken. 
We vernieuwden het Informatiebeheerplan en we bereidden ons voor op de Omgevingswet (per 1 januari 2024). 
We maakten in 2023 stappen om te voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). We stelden diverse nieuwe AVG-procedures vast, zoals de Procedure Rechten van Betrokkenen en de Procedure verwerkingsregister. Ook vond de hercontrole van de externe audit plaats, gevolgd door een interne audit Wet Politiegegevens. Tot slot stelden we een bewustwordingsplan vast, waarmee we een vervolg gaven aan het creëren van bewustwording over privacy en informatiebeveiliging bij onze medewerkers. 

We werkten aan een hybride inrichting van onze kantoren. Dat wil zeggen zoveel mogelijk flexibele werkplekken (zeventig procent van het oorspronkelijke aantal), meer samenwerkplekken en multifunctionele ruimten. Alle werkplekken voorzagen we van elektrische zit-/stabureaus en dubbele monitoren. De vergader- en multifunctionele ruimten richtten we in met videoschermen. Ook voorzagen we de kantoren van belcellen. De nieuwe hybride inrichting van De Koegors rondden we eind 2023 af. Onze reproruimte verbouwden we zodat deze voldoet aan de actuele arbo-richtlijnen. 

We verzorgden de communicatie van projecten en activiteiten. Het jaar openden we met het eerste nieuwjaarsconcert van onze gemeente. Hiermee zetten we de toon voor nog vele andere eerste keren in 2023, zoals de installatie van het kindercollege en het evenement De Brute Verwondering waarbij we het stadhuis openstelden voor publiek. We lanceerden het participatieplatform doemee.terneuzen.nl samen met het buurtplatform Hoplr. Ook organiseerden we de opening van het Skaeve Huse project en onder andere inloopbijeenkomsten voor Campus Terneuzen.  

Via onze inkoop- en aanbestedingstrajecten kochten we 47% lokaal (Zeeuws-Vlaanderen) in.
Onze inkoopresultaten over 2023 en eerdere jaren waren:

Met selectieresultaat geven wij aan wat de opbrengst is van een meervoudig offertetraject. Het selectieresultaat berekenen wij door het verschil te nemen tussen de gemiddelde (markt)prijs van de aanbiedingen en de prijs van de geselecteerde aanbieding. In 2023 is het selectieresultaat weer in lijn met voorgaande jaren.

We behandelden de volgende zaken:

Inleiding
Vanaf het verslagjaar 2023 neemt het college een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Hiermee legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad over de naleving van de regels die belangrijk zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente.
De rechtmatigheidsverantwoording is niet nieuw. Belangrijkste aanpassing is dat de raad over de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen in gesprek gaat met het college en dus niet meer met de accountant. De raad kan op deze manier zijn kaderstellende en controlerende rol beter invullen.

Gevolgd proces
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college kostte voorbereiding voor de interne beheersing van de gemeentelijke organisatie. Hierbij kennen we drie fases:

• Fase 1: besluitvorming door de raad op 8 juni 2023 over het ambitieniveau en vaststellen van het normenkader 2023.

• Fase 2: vaststellen door de raad op 9 november 2023 van aangepaste verordeningen 212 en 213, inclusief verantwoordings- en rapporteringsgrens.

• Fase 3: rechtmatigheidsverantwoording door het college aan de raad als onderdeel van de jaarstukken 2023 (mei 2024).

Tijdens de voorbereiding bleef besluitvorming van de wetgever uit. Er was ook onduidelijkheid vanuit de Commissies Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) en Besluit begroting en verantwoording (BBV) over de richtlijnen voor uitvoering van de wet. Hierdoor was het niet altijd helder aan welke eisen de rechtmatigheidsverantwoording moest voldoen.
De Kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV (versie 8 april 2024) was de basis voor deze rechtmatigheidsverantwoording. We hadden ook nauw overleg met de controlerend accountant en er was afstemming met de rekeningcommissie.
De verantwoording onderbouwen we door uitgevoerde interne controles en daaruit volgende conclusies. Hierdoor legt het college met vertrouwen de rechtmatigheidsverantwoording af. In deze paragraaf geven we meer uitleg waar dat nodig is.
Het is een leerproces. Verbeterpunten nemen we mee naar de verantwoording 2024. Het gesprek tussen raad en college krijgt vorm in alle fases van de voorbereiding. Op deze manier overtreffen we de doelstelling van de nieuwe wetgeving.

Vorm en grenswaarden
De rechtmatigheidsverantwoording zelf is een verplicht te gebruiken modelverantwoording. Daarin verklaart het college dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten en de balansmutaties rechtmatig ontstonden binnen de daarvoor gestelde grens.
De grenswaarden liggen vast in artikel 10 van de Financiële Verordening. Het gaat hier om grenzen waarboven we afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten opnemen of moeten uitleggen in de paragraaf bedrijfsvoering.
Voor 2023 gelden de volgende grenswaarden:

• Totaal lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves:      € 255.400.000
• Door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens: 1%      € 2.554.000
• Door de raad vastgestelde rapportagegrens:            € 100.000

Criteria: uitleg en toelichting
De rechtmatigheidsverantwoording door het college gebeurt met drie criteria:

1. Begrotingscriterium. Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten en de balansposten moeten ontstaan binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s. Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. Voor Terneuzen is dit op programmaniveau.
2. Voorwaardencriterium. Dit gaat over de eisen die er zijn bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze komen uit verschillende wetten en regels. Ze gaan over onderdelen als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
3. Misbruik & Oneigenlijk (M&O) gebruik criterium. Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen, zijn beheersmaatregelen nodig die werken. Het gaat er bij het M&O-criterium om dat de organisatie effectieve maatregelen treft om misbruik te voorkomen of op te sporen.

Toelichting controles en bevindingen begrotingscriterium
Voor het begrotingscriterium volgt uit het onderzoek op het overzicht van baten en lasten op de Algemene Dekkingsmiddelen een overschrijding op de lasten van € 2.154.000.
Deze overschrijding merken we aan als acceptabel en komt door administratieve boekingen (kapitaallasten) die we in de realisatie als werkelijke lasten in de programma’s verwerkten. Dit leidde niet tot overschrijdingen van de lasten op de programma’s.
Op de investeringskredieten stelden we een overschrijding vast van € 102.117. Het gaat om twee posten die we niet op tijd meenamen in de laatste perioderapportage voor de raad (7 november 2023). Het gaat om een relatief klein bedrag. We evalueren het proces en kijken hoe we dit in de toekomst kunnen voorkomen.  
Het begrotingscriterium toetsten wij op de rechtmatigheid. Er was een controle op juiste en tijdige besluitvorming door de raad. Hieruit kwamen geen andere bevindingen naar voren.

Toelichting controles en bevindingen voorwaardecriterium
De controles hieronder voerden we uit voor het toetsen van het voorwaardecriterium.

• Aanbestedingen
• Participatiewet
• Investeringen
• Inkopen/prestatielevering
• Inkomensoverdrachten
• Energietoeslag
• Omgevingsvergunningen
• Subsidies
• Memoriaalboekingen

De steekproeven trokken we in overleg met de accountant.
Uit de controle op de EU-aanbestedingsrichtlijnen bleek een bedrag van € 540.792 onrechtmatig te zijn. Het gaat hier om drie crediteuren. We hadden hier Europees moeten aanbesteden. Dit gelet op de grootte van de besteding in de afgelopen vier jaar.
Twee van deze crediteuren gaan over inhuur derden. De andere crediteur gaat over het inzamelen van groenafval. Voorop staat dat wij de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen belangrijk vinden maar wij moeten soms ook keuzes maken, zeker als het gaat om basistaken. Die moeten we uitvoeren, maar het lukt helaas niet altijd om hiervoor de goede mensen te vinden. Dan gaan we door met de inhuur van een deskundige derde. Daarmee accepteren we de onrechtmatigheid maar zorgen we er wel voor dat de basistaak door blijft gaan.
Om herhaling te voorkomen, besteden we in 2024 aandacht aan de bewustwording over aanbesteding. Daarnaast voeren we vanaf 2024 tussentijdse analyses en controles uit waar dit nodig is, zodat we tijdig zaken herstellen.
Uit de overige uitgevoerde controles kwamen geen bevindingen die financieel onrechtmatig zijn.
De uitkomsten van de controle bespreken we met de proceseigenaren. De bevindingen die leiden tot aanbevelingen nemen we op in de verbeteragenda. Op deze manier doorlopen wij de PDCA-cyclus (plan, do, check, act) en sluiten wij aan bij het gestelde ambitieniveau, namelijk het doel dat de verantwoording is gericht op de financiële rechtmatigheid. Daarnaast richten we onze aandacht op een aantal processen met materiële impact. Dit doen we totdat de uitvoering en beheersing rechtmatig en naar wens verloopt.

Toelichting controles en bevindingen misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Wij moeten effectieve maatregelen nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. Een uitgangspunt hiervoor is het maken van gemeentelijk M&O-beleid. Dit M&O-beleid moet actueel zijn. En we moeten het afstemmen op wetten en de praktijk.
Het college moet een uitspraak doen over de naleving van het M&O-beleid en of de getroffen maatregelen werken. De basis daarvoor ligt in belangrijke mate bij de uitkomsten van de intern uitgevoerde controles en evaluaties.
We moeten in de paragraaf bedrijfsvoering opnemen of:

• we een M&O-beleid hebben;
• het M&O-beleid actueel is;
• we het M&O-beleid naleven.

Op dit moment hebben we een concept M&O-beleid. We vinden het belangrijk om dit eerst te toetsen aan de praktijk. Pas daarna willen we dit vaststellen. Zo willen we voorkomen dat we beleid vaststellen wat in de praktijk niet werkbaar blijkt te zijn of onvoldoende aansluit op de doelstelling. Dit betekent dat we de voorkeur geven aan zorgvuldigheid boven snelheid.
We testen nu de effectiviteit van dit conceptbeleid. Dit doen we door de bouwstenen te verkennen waaruit het beleid bestaat. Het gaat hier om de volgende onderdelen:

1. risico-inventarisatie: we inventariseerden de drie belangrijkste risico’s per team.
2. risico-indeling: we bepaalden welke risico-indeling er geldt voor deze risico’s (hoog, midden, laag). Dit deden we door te kijken naar de kans dat een risico zich voordoet. En het gevolg wanneer dit risico zich voordoet.
3. beheersmaatregelen: voor de risico’s met de indeling ‘hoog’ stellen we beheersmaatregelen vast en voeren deze uit. Of we passen beheersmaatregelen aan.
4. toetsing en evaluatie: voor de risico’s met de indeling ‘hoog’ toetsen we op het en werking van de beheersmaatregelen.
5. conclusies en aanbevelingen: uit de toetsing en evaluatie volgen conclusies en aanbevelingen. Die nemen we op in de verbeteragenda.

Pas wanneer de werking van de opeenvolgende bouwstenen voldoet aan onze verwachtingen:

• stellen we het M&O-beleid vast. De planning is om dit in juni 2024 te doen.
• voeren we het M&O-beleid uit.
  

Integrale aanpak en voorkomen
We voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik door:

• beheersingsmaatregelen,
• vastgestelde en eenduidige werkbeschrijvingen en procedures
• controles op de financiële processen met de grootste materiële impact
• frauderisicoanalyse
• risicomanagement door onder meer vier verdedigingslinies (1ste, 2de, 3de, 4de lijn)
• workshop ethiek & integriteit voor Managementteam en teamleiders
• GoodHabitz training ‘ethiek’
• doorontwikkeling aanpak risicomanagement

Het vast te stellen M&O-beleid is een verbetering van onze al bestaande maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Het hebben van een M&O-beleid alleen is niet voldoende. Wij willen doelmatig en doeltreffend werken. Bestaande en nieuwe maatregelen nemen we op in een ieder jaar herhalende cyclus volgens de PDCA aanpak (Plan, Do, Check, Act).

Met onze brief van 10 januari 2023 lieten wij weten wat we met de aanbevelingen uit de onderzoeken van de Rekenkamercommissie Hulst en Terneuzen deden. Wij gaven aan dat we dit in de toekomst via de planning- en control cyclus doen. In 2023 deed de Rekenkamercommissie twee onderzoeken: algoritmes en leerlingenvervoer. Daarnaast besloot de raad op 2 februari 2023 om de aanbevelingen uit het onderzoek inburgering over te nemen. Hieronder leest u meer over de uitvoering van de aanbevelingen uit deze rapporten.  

Inburgering 
We focusten ons vooral op de werking van het stelsel. We monitorden de taakstelling voor de huisvesting. Met het Persoonlijk Inburgeringsplan (PIP) monitorden we de individuele inburgeraars. Door de krapte op de woningmarkt en de onmogelijkheid om statushouders te huisvesten, hebben we alternatieven moeten ontwikkelen. De besteding van de specifieke uitkeringen voor inburgering verantwoordden we. We informeerden de gemeenteraad in een raadinformatiebijeenkomst over de realisatie van de inburgeringsopgave. We hebben overeenkomsten met onze samenwerkingspartners. Regelmatig overleggen we over de voortgang. Bij toekomstige decentralisaties brengen we proactief de kansen en risico’s nauwkeurig in beeld.

Algoritmes 
We stelden een werkgroep algoritmes in. We namen het onderwerp algoritmes op in de bewustwordingscampagne voor informatiebeveiliging en privacy. Wij informeerden en attendeerden de organisatie op het gebruik en de inzet van algoritmes. We startten met de inventarisatie van onze algoritmes voor in het register. Via het Algoritmeregister van de Nederlandse overheid informeren we de burgers over het doel en de impact van algoritmes.   

Leerlingenvervoer 
Samen met leerlingen, ouders, scholen en de vervoerscentrale troffen we de voorbereidingen voor de vervoersontwikkelplannen voor het leerlingenvervoer. Vanaf de start van volgend schooljaar (2024-2025) heeft iedere leerling, waarbij het meer zelfstandig reizen tot de mogelijkheden behoort, een persoonlijk vervoersontwikkelplan. Als onderdeel van de monitoring en evaluatie halen we aan het eind van elk schooljaar de ervaringen op bij alle betrokkenen. 
De keten Collectief Vervoer Zeeuws-Vlaanderen (CVV)-Gemeentelijke Vervoercentrale Zeeland (GVZ)-Citax is niet te verkorten door diversiteit in taken en rollen. Als we deze samenvoegen, is alleen sprake van verschuiving van taken. Efficiëntiewinst is er niet, omdat de efficiëntie/effectiviteit op taken al hoog is. Daarnaast zijn we bezig met de ontwikkeling van de mobiliteitscentrale.  
We rapporteren elk jaar aan de raad op twee manieren: 

1. Inhoudelijk via het jaarverslag van het RBL 

2. Financieel via het jaarverslag van het CVV